Eine Heizkostenabrechnung muss innerhalb eines Jahres ab Ende des Abrechnungszeitraums dem Mieter zugegangen sein. Meist ist eine Heizkostenabrechnung mit dem Kalenderjahr identisch. Dann muss beispielsweise die Heizkostenabrechnung für das Jahr 2016 bis zum 31.12.2017 im Briefkasten des Mieters liegen. Auf das Datum des Poststempels kommt es nicht an.
Rechnet der Vermieter nicht fristgerecht ab, verliert er seinen Anspruch auf eine Nachzahlung. Der Mieter besitzt jedoch Druckmittel, um die Vorlage der Abrechnung zu erzwingen. So können beispielsweise weitere Heizkostenvorauszahlungen zurückbehalten werden, bis der Vermieter abrechnet. Hierzu sollte der Vermieter schriftlich unter Ankündigung der Vorauszahlungseinstellung angeschrieben werden.
Der isolierte Vergleich mit dem reinen Abrechnungsergebnis von Nachbarn ist ein wenig geeignetes Vergleichskriterium. Zum einen können Nachbarn höhere oder niedrigere Vorauszahlungen im Abrechnungszeitraum geleistet haben. Zum anderen kommt es gerade bei einer Heizkostenabrechnung darauf an, ob ein sparsamer Warmwasser- oder Heizungsverbrauch stattgefunden hat. Ein Vergleich lohnt sich also lediglich im Hinblick auf die Gesamtkosten und die Kostenbelastung für die Wohnung des Nachbarn. Zumindest bei den Gesamtkosten des Hauses müssten die Zahlen identisch sein.
Wenn für die Heizungsanlage ein eigener Stromzähler oder zumindest ein Zwischenzähler vorhanden ist, muss natürlich der exakte Verbrauch bei den Strom-
kosten für die Heizung angesetzt werden. Diese Kosten gehören zu den sogenannten Heiznebenkosten.
Wenn der Heizstrom nicht gesondert erfasst wird, können die Kosten geschätzt werden. Als Schätzungsmaßstab werden dabei 3 – 5 % der Brennstoffkosten als zulässig betrachtet. Höhere oder niedrigere Kosten dürften in den meisten Fällen unzutreffend sein. Der entsprechende Anteil für den Heizstrom muss dann allerdings bei den Allgemeinstromkosten des Hauses (Flurlicht) abgezogen werden.
Nach der Heizkostenverordnung muss immer ein Teil der Heizkosten nach Fläche und ein Teil nach Verbrauch abgerechnet werden. Entsprechendes gilt beim Warmwasser. Dabei müssen mindestens 30 % nach Fläche abgerechnet werden. Der Flächenanteil kann auch auf 50 % erhöht werden. Der übrige Anteil, also 50 – 70 %, ist dann nach dem abgelesenen Verbrauch zu berechnen. Die Abrechnung kann dann innerhalb dieser Spannbreite erfolgen. Ist im Mietvertrag ein entsprechender prozentualer Satz festgehalten, beispielsweise 30 % Fläche und 70 % Verbrauchsanteil, muss die Abrechnung natürlich auch diese prozentualen Werte wiedergeben. Enthält der Mietvertrag keine Angaben, ist vom Vermieter die Heizkostenverordnung zu beachten. Danach muss gegebenenfalls der Kostenanteil, der nach Fläche verteilt wird, auf 30 % abgesenkt werden.
Eine entsprechende Änderung kann der Vermieter allerdings nicht automatisch vornehmen. Diese muss immer vor Beginn der Heizkostenperiode dem Mieter mitgeteilt werden.
Die meisten Ablesungen von Heizkostenverteilern und Warmwasserzählern erfolgen durch sogenannte Dienstleister, beispielsweise Ista, Brunata usw. Die entsprechenden Mitarbeiter sind verpflichtet, dem Mieter auf Anfrage bei der Ablesung die entsprechenden Zählerstände mitzuteilen. Diese können also vom Mieter bei der Ablesung direkt mitgeschrieben und kontrolliert werden. Allerdings werden neuere Zähler per Funk abgelesen. Dies kann der Ablesedienst vom Flur aus machen, er benötigt also keinen Zutritt zur Wohnung mehr. Diese Zählerstände können allerdings auch vom Mieter selbst abgelesen werden. Das Display von Heizkostenverteilern enthält neben der Zähler-Nr. immer den Verbrauch der letzten Abrechnungsperiode und der aktuellen Abrechnungsperiode. Zählerwerte werden auch ein Jahr lang gespeichert. Ein Mieter kann also die Verbrauchswerte für das Jahr 2016 noch bis zum 31.12.2017 ablesen. Außerdem kann auch im Rahmen der Überprüfung einer Nebenkostenabrechnung eine Kopie des Ableseprotokolls angefordert werden.
Das Gesetz gibt Mietern maximal ein Jahr Zeit um Einwendungen gegen eine Abrechnung vorzutragen. Dies ist eine Ausschlussfrist. Alle erkennbaren Fehler, z.B. fehlerhafte Verbrauchswerte, fehlende Vorauszahlungen oder falsche Verteilerschlüssel müssen innerhalb dieser Frist gerügt werden. Danach gilt die Abrechnung als anerkannt, selbst wenn sie inhaltlich falsch ist. Bei Nachzahlungen sollten Mieter gleichwohl innerhalb eines Monats nach Zugang der Abrechnung prüfen, ob Fehler oder Unklarheiten bestehen und Einwendungen schriftlich vortragen. Regelungen im Mietvertrag, die kürzere Prüfungsfristen, z.B. von zwei Wochen vorsehen, sind unwirksam.
Im Zweifelsfall können Sie als Mitglied auch den Mieterverein mit der Überprüfung der Abrechnung beauftragen und uns die Abrechnung zukommen lassen. Wir prüfen dann die Heizkostenabrechnung und legen, falls erforderlich, Einspruch ein.
Martin Grebe, erschienen in Mieterforum Nr. 50 IV/2017
