Digitales Neuland – Belegeinsicht ad absurdum

Bereits gescannte Dateien am Laptop abzufotografieren, statt sie einfach digital geschickt zu bekommen, klingt nach Schikane und verschwendeter Lebenszeit. Vollkommen unnötig und doch leider Realität für viele Mieter:innen, die ihre Betriebs- oder Heizkostenabrechnung prüfen wollen

Wer eine hohe Nachforderung aus der Nebenkostenabrechnung erhält, möchte natürlich wissen, ob diese überhaupt gerechtfertigt ist und ob die angeführten und abgerechneten Kosten im Mietvertrag vereinbart wurden. Sofern dies der Fall ist, hilft nur ein Blick in die Rechnungsbelege. Unstrittig haben Mieter:innen das Recht, alle notwendigen Unterlagen einzusehen, die sie benötigen, um die Abrechnung auf ihre Richtigkeit zu prüfen. Das können zum Beispiel Rechnungen sein, Verträge, aber auch Tätigkeits- und Zahlungsnachweise.

Viele Hausverwaltungen und Wohnungsunternehmen übersenden solche Belege bei Widersprüchen auch per Mail oder als Kopie per Post. Das Belegprüfungsrecht ist grundsätzlich in den Wohn- bzw. Geschäftsräumen Vermietender oder der Hausverwaltung auszuüben. Nur wenn die Anreise von der eigenen Wohnung wegen zu großer Entfernung oder aus Krankheitsgründen unzumutbar ist, besteht ein Anspruch auf Übersendung von Kopien gegen Erstattung von Kopierkosten. Bei Sozialwohnungen schreibt das Gesetz vor, dass Mieter:innen unabhängig von der Entfernung immer einen Anspruch auf Übersendung von Kopien haben. Näheres findet sich in unserem Ratgeber zur Belegeinsicht. Im Rahmen der Belegeinsicht können Fotos der relevanten Dokumente angefertigt werden, um diese später in der Beratung vorzulegen. Für ein einzelnes Haus sind die Belege in der Regel übersichtlich. Werden aber beispielsweise hundert Wohnungen und mehrere Häuser zusammen abgerechnet, können die Rechnungen und anderen Dokumente auch mehrere Ordner füllen. Belege digital Seit 2025 sind Vermieter:innen nicht mehr verpflichtet, Originalbelege aufzubewahren. Sie können ein papierloses Büro führen und digitalisierte Belege, beispielsweise in Form von PDF-Dateien, verwenden. Dann befinden sich die Unterlagen nicht mehr in dem Ordner im Regal, sondern auf dem Computer. An dem Recht auf Einsichtnahme durch Mieter:innen hat sich dadurch jedoch nichts geändert. Sie müssen im Zweifel weiterhin die Geschäftsräume der Hausverwaltung aufsuchen, um die entsprechenden Belege einzusehen. Um die Belege später in Ruhe überprüfen zu können, müssen sie dann allerdings vom Bildschirm abfotografiert werden. Je nach Bildschirmgröße und Lichtverhältnissen gestaltet sich dies meist schwieriger als bei ausgedruckten Papieren. Eine zusätzliche Hürde für viele Mieter:innen, die nicht selten bereits mit der Einsichtnahme von zahllosen Originalbelegen überfordert sind. Eine wirksame Prüfung wird so noch schwieriger. Der Mieterverein geht davon aus, dass manche Vermieter:innen dies bewusst einsetzen, um es Betroffenen zu erschweren, von ihrem Recht Gebrauch zu machen. In einem beispielhaften Fall stellte eine Hausverwaltung Belege zur Verfügung, die sie offenbar erst kurz zuvor selbst von der Zentrale digital erhalten hatte. „Derselbe Downloadlink hätte auch den Mieter:innen schnell und unbürokratisch zur Verfügung gestellt werden können. Aber an einer schnellen Klärung ist man offenbar nicht interessiert, sodass wir vermuten, dass den Mieter:innen eine Prüfung bewusst erschwert werden soll“, sagt Markus Roeser, Wohnungspolitischer Sprecher beim Mieterverein Dortmund. Von der Politik fordert der Verein eine Änderung der Gesetzesgrundlage: „Leider hat es die Politik versäumt, das Recht auf Übersendung der Unterlagen einzuführen. Solange dicke Papierordner in den Büros stehen, mag es unverhältnismäßig erscheinen, gescannte Unterlagen von Vermieter:innen zu verlangen. Wenn sie allerdings sowieso digital vorliegen, ist der Mehraufwand überschaubar“, so Roeser. Belegeinsicht – Worauf muss ich achten? Mieter:innen haben das Recht auf Einsichtnahme der Belege. Das sollte man auch wahrnehmen, bzw. sich darum bemühen, wenn man sich gegen eine Nachforderung wehren möchte. Eine nicht erfolgte Belegeinsicht kann andernfalls im Zweifel vor Gericht als fehlender Klärungswille ausgelegt werden. Für weitere Infos haben wir einen Ratgeber zu den wichtigsten Fragen der Belegeinsicht zusammengestellt. Dieser ist auf unserer Webseite und in der Geschäftsstelle verfügbar.

Besonderheiten der digitalen Belegeinsicht

Für die digitale Belegeinsicht gelten grundsätzlich dieselben Regeln wie bei der analogen Variante. Die digitalen Belege müssen geordnet bzw. sortiert präsentiert werden, beispielsweise durch klare Dateinamen oder entsprechend benannte Unterordner. Wenn dies nicht der Fall ist, müssen Vermieter:innen auf Nachfrage die entsprechenden Dateien selbst heraussuchen und zur Verfügung stellen. Sie müssen auf dem Bildschirm gut lesbar sein. Auch das Fotografieren des Bildschirms darf nicht durch Lichteinfall, Beleuchtung, etc. behindert werden. Sollte beispielsweise die Beleuchtung des Bildschirms zu schwach sein oder der Bildschirm so stark reflektieren, dass keine lesbaren Bilder gemacht werden können, ist eine Belegeinsicht nicht ordnungsgemäß erfolgt. Da ein zweiter Termin als nicht zumutbar angesehen wird, ergibt sich bei nicht ordnungsgemäßer Belegeinsicht ein Recht auf Übersendung der Belege. Die Fehler sollten vor Ort aus Beweisgründen dokumentiert und gesichert sowie die Mitarbeiter:innen des Wohnungsunternehmens darüber informiert werden. Die Belegeinsicht sollte dann abgebrochen und darauf hingewiesen werden, dass diese nicht ordnungsgemäß erfolgt ist. 

Ursprünglich erschienen im Mieterforum Nr. 84 (II/2026) https://mieterforum.mvdo.de/mieterforum/84/

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